En godt bevart hemmelighet

Av Snorre Dag Øverbø, leder for arkivavdelingen ved KUBEN, Aust-Agder museum og arkiv.
Agderposten 27. november 2015.

I år er det 20 år siden et samarbeid i av de sjeldne ble etablert her i fylket. Det er en ukjent suksess som i det stille leverer tjenester som angår oss alle.

Enkelte ting bare ruller og går uten så mye oppstuss: Kraftturbinen som summer der inne i fjellet. Bonden som sår en vårdag for at vi skal få mat på bordet. Sjåføren som leverer varer til forretningen i byen en tidlig morgen. Vi tar det som en selvfølge og tenker lite over det. Men den dagen de er borte, erkjenner vi hvor livsviktige de er.

Det er mange slike små og store tannhjul i vårt kompliserte samfunnsmaskineri. Noen av dem foregår i det skjulte og få kjenner til dem. Men de er likevel uhyre viktige. Jeg skal i dag fortelle om en slik umerkelig komponent. For i skyggen av alt vi gjør og produserer, strømmer det kontinuerlig ut nytt historisk kildemateriale. Det akkumuleres i offentlige saksmapper, i vedtaksprotokoller, i samtalelogger og i dataregistre. Vi kan kalle denne lille, men uhyre viktige komponenten dokumentarkivet.

Velferdsutvikling uten sidestykke
Norge har vært igjennom en umåtelig velferdsutvikling siden siste krig. I 1945 var Norge et av Europas fattigiste land, folk manglet det meste. Fra nødsår og depresjon på 1930-tallet, gikk Norge rett inn i okkupasjonsår der Tyskland omprioriterte det meste i retning av krigsindustri. Det som skjedde de påfølgende tiår, og som endte opp i en omfattende oppbygging av et moderne industrisamfunn med en omfattende velferdsstat, er en utvikling uten sidestykke i Norgeshistorien.

Et kjennetegn ved utviklingen i perioden 1945–2000 var at offentlig sektor ekspanderte kraftig. Utviklingen skjedde dels innen offentlig tjenesteproduksjon som helsetjeneste, skole og samferdsel, men også byråkrati og administrasjon este ut. Mange har vært kritiske til denne store veksten, og har ment at den tok «kvelertak» på privat sektors verdiskapning. Men mange vil hevde at en moderne, demokratisk stat, som på et vis er gjennomregulert av lover og reguleringer, på en paradoksal måte også gir forutsigbarhet og likebehandling av folk, og på sitt beste kan være ganske så effektiv. Forvaltningsloven og offentlighetsloven er to gode eksempler på lover som gir deg og meg rett til innsyn i det offentlige maktapparatet. Veksten i offentlig sektor i denne perioden kom både som et resultat av behovene som oppstod i et stadig mer komplisert samfunnsmaskineri, men den var også en forutsetning for utviklingen av det moderne Norge.

Kommunene vokser
I Aust-Agder så vi samme utvikling i perioden: sykehuset i Arendal ble kraftig utbygd, fylkesmannen og ikke minst fylkeskommunen fikk nye oppgaver knyttet til samferdsel, videregående skoler og miljøvern. Men de som kanskje opplevde den sterkeste veksten, relativt sett, var kommunene. I 1945 var kommunene her i fylket små, både geografisk og organisatorisk. De hadde også en mye mer begrenset tjenesteyting enn i dag. På 1940-tallet utgjorde 2–3 ansatte hele kommuneadministrasjonen i en landkommune! Gjerne begrenset til en formannskapssekretær og en kommunekasserer. I tillegg kom ordføreren som i beste fall fikk litt møtegodtgjørelse. Men i løpet av relativt kort tid skulle denne situasjonen endre seg radikalt. På 1990-tallet hadde kommuneadministrasjonene vokst seg så store at de mange steder var den største arbeidsplassen i området.

37 kommuner i Aust-Agder i 1945
I 1946 var det 37 kommuner i Aust-Agder med 2018 innbyggere hver.  Gjennom kommunesammenslåinger på 1960- og 1990-tallet ble tallet redusert til 15. Men samtidig økte kommunenes «oppgaveportefølje». Særlig innen primærhelsetjenesten, eldreomsorg og oppvekst (barnevern og skole), ble det bygd opp et omfattende kommunalt tjenestetilbud. Stortinget vedtok også en rekke rettighetslover på 1970- og 80-tallet innenfor undervisning og helse, som gav innbyggerne rettigheter, med tilsvarende plikt for kommunene til å levere slike tjenester til sine innbyggere. Alt i alt fikk kommunene mange flere oppgaver og et mye større ansvar i denne perioden. Og når det offentlig fikk alle disse oppgavene, og ble satt til å forvalte en så stor del av samfunnets felleskapital, måtte det dokumenteres på skikkelig vis. Det var kravet fra myndighetene. «Papirmølla» våknet for alvor til live på 1980- og 1990-tallet.

Dokumentberget blir til
Og hva er denne «papirmølla»? Jo, det er arkiver, små og store mapper og permer med vedtaksbrev i den vanskelige barnevernssaken, godkjente reguleringsplaner for byggefeltet, kjøpekontrakter, legejournaler, karakterprotokoller fra skolen, møtereferater osv. osv. Arkivene blir en dokumentasjon på og er et bevis på hva den de offentlige kontorene gjorde (og ikke gjorde) i den saken som angår nettopp deg, eller bygda du bor i. Så kan noen hevde: Dette er bare gamle papirer fra mange år tilbake, halvveis glemt.  Ikke lenger aktuelt. Hvorfor skal vi bruke tid og penger på det. Slik kan man på en overflatisk måte betrakte arkivene.

Men dokumentarkivene er et lite tannhjul i det store samfunnsmaskineriet; eller kanskje vi skal si «biprodukt» av folks arbeid og virksomhet.  Og det ligger nok i arkivenes vesen å gjøre lite av seg, der de gjemmer seg bort i kjellere og på støvete loft. De får sjeldent de store overskriftene i avisen. Men er de av liten verdi for det? Hvor stort tap vil det bli hvis de en vakker dag er vekk? Er de livsviktige?

Den som kontrollerer fortiden kontrollerer fremtiden
Tenk deg et samfunn uten arkiver, uten kilder til fortida. Autoritære ledere og samfunnsnedbrytende krefter har alltid avskydd arkivene, og vil kontrollere dem. I sin berømte roman «1984» kommer George Orwell inn på viktigheten av fortiden i denne dialogen:

«Det er et partislagord som handler om kontrollen over fortiden,» sa han. «Gjenta det, er du snill.»
«'Den som kontrollerer fortiden kontrollerer fremtiden; den som kontrollerer nåtiden kontrollerer fortiden,» gjentok Winston lydig.
«Den som kontrollerer nåtiden kontrollerer fortiden,» sa O'Brien, idet han nikket langsomt anerkjennende. «Er det din oppfatning, Winston, at fortiden virkelig eksisterer?»

Dokumentarkivene er en viktig del av vårt kollektive minne. Blir arkivene tatt vare på og håndtert av samvittighetsfulle og flinke arkivarer, kan de eksempelvis vise seg å være en nødvendig brikke i viktig sak som omhandler din egen helse eller eiendom.

Arkivdokumenter handler også historie, identitet og tilhørighet.  Fra vår egen historie vet vi hvor viktig det var for nasjonen Norge å få sitt eget Riksarkiv (den første riksarkivaren var for øvrig Henrik Wergeland). Tanken om at historie og arkiv er viktig for en stat, er like relevant den dag i dag.  I Aust-Agder kom spirene til det første arkivet allerede i 1832. Men det var først etter 2. verdenskrig at en egen arkivinstitusjon ble etablert, da under navnet Aust-Agder Arkivet. I dag er arkivet en del av Aust-Agder museum og arkiv IKS, og er lokalisert på KUBEN i Arendal.

Ekspansjonens biprodukt
Ekspansjonen i offentlig sektor etter krigen førte til at dokumentarkivene vokste kraftig i takt med antall ansatte og mer omfattende innbyggertjenester. Særlig fra slutten av 1970-tallet og framover var papirarkivene i nærmest eksponentiell vekst. Samtidig opplevde kommunene sterkere dokumentasjonskrav fra staten. Situasjonen ble vanskelig og krevde en løsning. Svaret her i Aust-Agder ble kommunesamarbeid.

Det svært få vet, er at vi her i fylket har et omfattende samarbeid mellom alle Aust-Agders 15 kommuner for å ta vare på arkiver og dokumenter fra offentlige kontorer, private bedrifter, organisasjoner og historiske foto. Hver eneste dag arbeider mange arkivarer hardt for at viktige dokumenter om deg, din familie og ditt nærmiljø blir tatt vare på for ettertiden.

En godt bevart suksess
I år er det 20 år siden dette viktige samarbeidet ble etablert. Høsten 1994 ble 10 av kommunene pluss fylkeskommunen enige om å etablere et samarbeide for å løse de utfordringene som de store papirarkivene krevde. De ble enige om å slå sine pjalter sammen og etablere en fylkesdekkende arkivtjeneste for kommunene, med utgangspunkt i den daværende virksomheten til Aust-Agder Arkivet i Arendal.  Det interkommunale arkivsamarbeidet kom i drift fra 1. januar 1995.

Fra starten var bare 10 av fylkets 15 kommuner med. Eksempelvis var verken Grimstad eller Arendal med fra starten. Men ikke lenge etter sluttet fler seg til. Først Iveland og Tvedestrand i 1996, og så kom Arendal og Grimstad med fra 1998. I 2008 kom den siste kommunen med, Lillesand.

Samarbeid om å sikre historien
Samarbeidet er tuftet på frivillighet, og organisert på den måten at 15 kommuner og fylkeskommunen betaler inn en årlig kontingent basert på en fast sum justert etter innbyggertall. De fleste kommunene er små og må prioritere gode tjenester til innbyggerne som helse og skole. Men gjennom et slikt spleiselag blir det frigjort ressurser til arkivsamarbeidets viktigste oppgave: å ta hånd om historisk kildemateriale og dokumenter som omhandler nær sagt alle oss som bor i Aust-Agder.

I løpet av de 20 årene samarbeidet har eksistert, er mange tusen meter med arkiver blitt systematisert og sikret for ettertiden. Dokumentarkivene er nå oppbevart i gode arkivlokaler ved KUBEN i Arendal. Arkivene er gratis å bruke for alle, men personsensitive opplysninger blir naturligvis bare gitt til de som har rett til innsyn i slikt.

Papirparadigmet går mot slutten
Den lange epoken med papirarkiver ser nå ut til å gå mot slutten. Vi opplever papirets aftenrøde som foretrukket bruks- og lagringsformat. Offentlig forvaltning og næringsliv arbeider intenst med å bytte ut papir med fullelektroniske tjenester, og har de siste årene komment langt på den veien. Det finnes fortsatt mye papirarkiver i bruk, men vi ser at de blir færre og færre. Om 5 – 10 år vil trolig alt av papirbaserte dokumentarkiv være gått ut av bruk og overført til arkiver som KUBEN i Arendal.

Det lille tannhjulet blir viktigere
Men arkivene lever, bare i en annen form. Som digitale tjenester. Framover vil vi se at enda mer av det vi gjør blir arkivert og lagret. Vår omgang med storsamfunnet vil produsere flere og mer detaljerte digitale spor. Det lille tannhjulet som utgjør dokumentarkivet vil vokse i betydning, og få en enda mer sentral plassering i samfunnsmaskineriet. I en slik framtid blir det forpliktende arkivsamarbeidet som er etablert mellom kommunene i Aust-Agder enda viktigere enn tidligere. Framtidens elektroniske arkiver er sårbare på en annen måte enn papirarkivene var.  Utfordringen framover er å sørge for at all den elektroniske innbyggerdokumentasjonen som blir produsert i kommunene forvaltes på en trygg måte.

KILDER
www.ssb.no
Oversikt over nåværende og tidligere kommuner i Aust-Agder.