Fra arkeologiske funn kan arkiv spores flere tusen år tilbake. Arkiv kommer av det greske ordet Arkheion som har flere betydninger:
- styresmakt, sted/bygning der dokumenter er oppbevart
- stedet der dokumentene ble oppbevart
- ” den greske bystaten” var rådhuset
Arkiv – et mangetydig begrep:
Institusjoner som oppbevarer og ordner arkivmateriale, for eksempel:
- Arkivverket, som består av Riksarkivet, 8 statsarkiv, et samisk arkiv og Norsk helsearkiv
- Byarkiv: Oslo, Bergen, Drammen, Stavanger, Trondheim, Haugesund og Tromsø bibliotek og byarkiv
- Kommunearkiv/interkommunale arkiv ( bl.a. IKA); i Finnmark, Trøndelag, Møre og Romsdal, Hordaland, Rogaland, Vest-Agder, Kongsberg (dekker Telemark, Vestfold og Buskerud), Oppland, Østfold, Folloarkivet,
- Regionale arkiv/fylkesarkiv i Nordland, Sogn og Fjordane, Hordaland, Vestfold og Aust-Agder(noen av disse er også interkommunale arkiv)
- Privatarkiv, Arbeiderbevegelsen arkiv og bibliotek, Opplandsarkivet Maihaugen.
Organisatorisk enhet som handterer og betjener arkivmateriale (forskjellig typer arkivtjeneste)
Dokumenter som er skapt av offentlige organ, organisasjoner, virksomheter eller enkeltpersoner.
Arkivlovas definisjon på arkiv:
§2 i arkivlova definerer arkiv slik:
a. dokument: ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring
b. Arkiv: dokument som vert til som lekk i ei verksemd.
c. Statleg arkiv: arkiv skapt av statleg organ.
d. Kommunalt arkiv: arkiv skapt av fylkeskommunalt eller kommunalt organ.
e. Offentleg arkiv: statleg eller kommunalt arkiv.
f. Privat arkiv: arkiv som ikkje er offentleg arkiv.
g. Offentleg organ: statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining.
Hva menes med privatarkiv?
Privatarkiv er arkiv fra private bedrifter, organisasjoner, institusjoner og enkeltpersoner. Det er imidlertid ikke lovpålagt bevaringsplikt for privatarkiv. Men uten privatarkiv vil kildemateriale kun representere ”halvparten” av tidsepokens historie. Arkiv fra offentlig og privat virksomhet utfyller hverandre i stor grad og gir til sammen en tydeligere og bredere dokumentasjon av historien. Bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiv ansees derfor som meget viktig. KUBEN, Aust-Agder museum og arkiv er depotinstitusjon for privatarkiv skapt i Aust-Agder, se for øvrig henvisning til nettstedets side om avlevering av privatarkiv.
Hva kjennetegner arkivene?
Arkivenes hovedoppgave gjennom årtusener:
Effektiv og sikker systematisering, lagring, gjenfinning og distribusjon av dokumenter som garantert er autentisk. Dette kjenner vi igjen i forhold til dagens krav til arkiv og elektronisk dokumenthåndtering. Slik sett kan vi si at dagens elektroniske arkiv bygger på det beste fra århundrelange tradisjoner og at arkivfaget har tradisjoner som går mange tusen år tilbake i tid.
Det er stor variasjon i arkivenes størrelse, struktur og fysiske tilstand, avhengig av type arkivskaper og hva som har skjedd med arkivene i årenes løp. Men alle arkivene har noen felles kjennetegn:
- Hvert arkivdokument er unikt- det finnes kun ett eksemplar. Dette skiller arkivdokumenter fra for eksempel trykte medier som bøker og tidsskrifter
- Arkivene har i større eller mindre grad en indre struktur, og et system for å gjenfinne informasjon
- Et arkivdokument bevares i sin opprinnelige sammenheng. Ellers mister det verdi, både som historisk kilde og rettsgyldig bevis. Arkivene er derfor ordnet etter proveniensprinsippet - det innebærer at arkivets opprinnelige system bevares, og at hvert arkiv skal holdes samlet og ikke blandes med andre arkiver
(Faa Riksarkivets nettside)
Hvorfor arkiv?
Arkivenes tre hovedmålsettinger:
- støtte i den daglige saksbehandling
- enkeltmenneskers og organisasjoner/institusjoners rettigheter og plikter
- framtidig forskning og historieskriving
Formålet med arkiv er for øvrig godt beskrevet i Riksarkivarens forord i Arkivhåndboken for offentlig forvaltning:
I et demokratisk samfunn tuftet på rettslige prinsipper, er det et fundamentalt krav at det offentlige ikke bare sørger for å ivareta grunnleggende dokumentasjonsbehov i forhold til identitet og eiendom, men også ser seg pliktig til å dokumentere sine egne handlinger overfor samfunnsmedlemmene. Stat og kommune må ha ansvar for å dokumentere sin egen aktivitet både på godt og ondt for en uavgrenset fremtid dersom samfunnsmedlemmene, både enkeltpersoner og grupper, skal kunne hevde sine rettigheter og interesser både i et kortsiktig og et langsiktig perspektiv.
Arkivenes betydning strekker seg imidlertid langt utover forvaltningens og enkeltindividers behov, arkivene har også en viktig betydning for forskning og kulturhistoriske formål og historieskriving.