Hva er en arkivplan?
En arkivplan er en samleplan som skal beskrive alle sider ved arkivfunksjonene i en virksomhet og den skal være retningsgivende i forhold til arkivarbeid, beskrivende i forhold til virksomhetens arkivstruktur og inneholde strategidokumenter i forhold til fremtidige utfordringer. Arkivplanen skal kunne brukes som et redskap i virksomhetens internkontroll med arkivarbeid.
Arkivplanen skal gi en detaljert beskrivelse av de overordnede retningslinjene som gjelder for arkivordningen i virksomheten, reglement og instrukser for journalføring og arkivhåndtering.
Den skal også inneholde vedtak om delegering av arkivfullmakter, organisering av arkivtjenesten, og en oversikt over deponering for eldre og avsluttet arkiv. Arkivplanen skal være til hjelp ved organisering av periodiske arkivrelaterte oppgaver og gi en oversikt over virksomhetens arkivdeler og ulike arkivserier.
Arkivplanen skal også gi en oversikt over aktive og avsluttede elektroniske systemer.
Hva er formålet med en arkivplan?
Arkivplanen skal kvalitetssikre virksomhetens arkivfunksjon, og sikre at virksomheten ivaretar sitt arkivansvar. Den er dermed en viktig del av organets interkontroll.
God dokumentasjon av rutiner og reglementer øker forutsigbarhet av og tillitten til arkivtjenesten.
For å kunne bevare og gjenfinne viktige dokumenter må man vite i hvilke systemer og i hvilke arkivdeler dokumentene ble produsert og lagret.
Hvem skal bruke arkivplanen?
Alle arkivmedarbeidere og saksbehandlere er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder.
Hvem skal ha en arkivplan?
Alle offentlige organer som er underlagt arkivloven plikter å ha en oppdatert arkivplan, jfr. arkivforskriften § 4.
Virksomheter som ikke er underlagt arkivlova, er ikke lovpålagt å ha en arkivplan. Vi anbefaler likevel at alle virksomheter som produserer arkiv har en arkivplan for arkivarbeidet.
Skal gamle arkivplaner tas vare på?
Arkivplanen er definert som arkivmateriale på lik linje med kommunens øvrige egenproduserte dokumenter. Den skal oppdateres dersom virksomheten gjennomgår store organisatoriske endringer som får betydning for arkivarbeidet. Arkivplanen skal til enhver tid gjenspeile virksomhetens organisasjonsstruktur. Når arkivplanen lagres i sakarkivet skal den inneholde en oppdatert oversikt over eventuelle omorganiseringer som fikk konsekvenser for arkivorganiseringen i perioden. Arkivplanen skal revideres hvert 4. år eller etter behov. Programvaren for en elektronisk arkivplan gir muligheten om å oppdatere arkivplanen fortløpende dersom det er små endringer som skal gjøres.
Hvor ligger oppdaterte arkivplaner?
Fylkeskommunen og kommunene i Aust-Agder lager og publiserer sine arkivplaner på www.arkivplan.no. Arkivplanen kan der gjøres tilgjenglig for alle som trenger informasjon om virksomhetens arkiver og arkivtjeneste.