KUBEN er arkivdepot for alle kommunene i tidligere Aust-Agder, samt Agder fylkeskommune. Det vil si at alle kommunalt skapte arkiver, både fra sentraladministrasjonen samt ytre virksomheter, kan avleveres til KUBEN når det er avsluttet og har gått ut av administrativ bruk.
KUBEN har tatt utgangspunkt i Riksarkivets Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner ved utarbeidelse av avlevering av kommunale papirarkiver. Retningslinjene er hjemlet i Lov om arkiv og Riksarkivarens forskrift Kapittel 6. Avlevering og overføring av analoge arkiv.
Ansvarforhold
Avlevering vil si at KUBEN som arkivdepot overtar forvaltningsansvaret over arkivmaterialet. Eiendomsretten til den enkelte kommunes arkivmateriale vil fortsatt ligge hos administrasjonssjefen i kommunen.
Avleveringstidspunkt
Normalt kan materiale avleveres etter to bortsettingsperioder(8 år), men for noen arkivserier
gjelder lengre tidsperioder.
Elevmapper, barnevernsmapper, personalmapper og lignende personregistre kan som hovedregel avleveres 10 år etter siste aktivitet i mappen.
Karakterlister, vitnemål, eksamensprotokoller og lignende skal som hovedregel avleveres 25 år etter de er produsert.
Dette er hovedregler som kan avvikes ved behov og etter avtale. Det som er viktig, er at arkivet er avsluttet og gått ut av administrativ bruk.
Krav til avlevering
Det stilles krav til materialet som skal avlevere. Arkivmaterialet skal være ordnet og klargjort for langtidslagring før det avleveres til KUBEN.
- Arkivet skal være ordnet etter proveniensprinsippet
- Arkivfientlig materiale skal være fjernet fra arkivet
- Arkivet skal være pakket i syrenøytral embalasje
- Møtebøker og kopibøker skal bindes inn eller klargjøres for digitalisering
- Arkivet skal være tydelig merket
- Arkivet skal være listeført
Arkivet som skal avleveres skal være ordnet etter det såkalte proveniensprinsippet. Dette betyr at arkivmateriale som er oppstått sammen, skal holdes sammen og adskilt fra annet materiale (ytre proveniens). Arkivmateriale fra en arkivskaper skal ikke blandes sammen med arkivmateriale fra andre arkivskapere. Proveniensprinsippet innebærer også at arkivdokumentene holdes i den opprinnelige orden de fikk ved arkivleggingen (indre proveniens). Man skal defor ikke systematisere om eldre arkiv til nye ordningsprinsipper.
Depotet er endestasjonen for arkivmaterialet. Derfor er det viktig at arkiver som avleveres skal være klargjort for langtidslagring. Det vil si at arkivfientlig materiale fjernes (skitt, binders, strikk, plast og annet materiale som kan skade dokumentene) og at dokumentene legges i syrefrie/syrenøytrale omslag/mapper som avspeiler strukturen i arkivet.
Omslag og mapper skal være påført informasjon om innholdet, som f.eks. tittel, saksnummer, arkivkode, årstall ol. Mappene legges i syrefrie/syrenøytrale esker i riktig format. Kostnadene til esker og annen emballasje skal betales av den avleverende institusjon. Kontakt KUBEN om du ønsker en oversikt over forhandlere av godkjente esker og omslag.
Møtebøker og kopibøker skal bindes inn eller klargjøres for digitalisering. Klargjøring innebærer at:
- Materialet er renset for binders, stifter, plast, strikk og metall
- Alle arkene er pent brettet ut og ligger i kronologisk rekkefølge
- Materialet er plassert i syrefri mapper og arkivesker. Mappene er merket med innhold og tidsperiode som materialet dekker
- Eskene med mappene er tydelig merket med:
- kommunenavn
- etat, avdeling, kontor og lignende eller nemnd, styre, råd, utvalg
- innhold (for eksempel møtebok, kopibok, postjournal)
- tidsperiode som materialet dekker (evt. fra sak til sak)
De enkelte arkivstykkene (esker, protokoller, pakker, etc.) skal generelt sett være merket med: Navn på arkivskaper, innhold, tidsrom, og løpenummer. Bruk blyant, da dette kan viskes vekk. Vennligst ikke sett på egne etiketter, da KUBEN vil gjøre dette når materialet blir avlevert.
I tillegg skal arkivmaterialet være listeført i egen avleveringsliste. Denne skal følge det som kalles allment arkivskjema. Dette er et skjema for inndeling av de enkelte arkivseriene. Avleveringslisten skal innholde en fullstendig liste over alle arkivstykkene og hva de innholder. En protokoll eller en arkivboks defineres som ett arkivstykke.
Ved avlevering, skal det også følge med en egenerklæring der arkivleder bekrefter at avleveringen tilfredstiller KUBENs krav.
Det er mest hensiktsmessig å gjøre jobben med ordning og registrering av arkivene allerede ved periodisering og bortsetting. Følges de vedlagte prosedyrene er arkivmaterialet så godt som klart for overføring til depot.
Her finner du en "Veileder i arkivordning" som beskriver hva som må gjøres med arkivet før det kan avleveres
Gjennomføring og godkjenning
KUBEN vil hvert andre år invitere alle kommunene i tidligere Aust-Agder til å komme med avleveringsønsker for det kommende året. Dette for å skape forutsigbarhet for kommunen og for KUBEN. I tillegg vil det gi kommunene mulighet til å motta nødvendig veiledning og sikre at alle at arkivet tilfredsstiller krav til avlevering. Kommunale arkivskapere som ønsker å avlevere til KUBEN bes varsle om dette i god tid før arbeidet med avleveringen tar til, slik at nødvendig veiledning kan gis. KUBEN tilbyr ordnings- og veiledingskurs.
I forkant av en avtalt avlevering bes kommunen oversende avleveringslister for godkjenning. Når listene er godkjent, avtales avleveringstidspunkt. Det er mulig å avlevere direkte. KUBEN har også mulighet til å hente materiale. Transportkostnader dekkes av avleverer.
Ved avlevering kontrollsjekkes materiale mot avleveringslister, samt om arkivet tilfredsstiller krav til avlevering. Materiale som ikke er tilfredsstillende ordnet kan bli nektet godkjent for avlevering. Kommunen kan måtte dekke de ekstrakostnadene KUBEN måtte ha dersom avleveringen ikke tilfredsstiller krav til ordningsgrad, og i verste fall kan kommunen bli nødt til å ta tilbake arkivmaterialet og selv rette på påpekte avvik.
Avleverende institusjon vil få en kvittering, samt en aksesjonsrapport når materialet er avlevert. Videre vil det bli sendt en bekreftelse når arkivet er registrert i vårt system ASTA, samt publisert på Arkivportalen.
Tilbakelån av materiale fra arkivdepot
Kommuner som har avlevert til KUBEN har anledning til tilbakelån av arkivmateriale. Forespørsel om tilbakelån bør skje skriftlig. Tilbakelån av materiale kan skje på flere måter. Er det kun snakk om mindre mengder kan KUBEN ta kopi av materialet og sende dette til lånetager. Det er mest hensiktsmessig å låne ut dokumenter når disse er av stort format eller når det er et stort antall enkeltdokumenter i én forespørsel.
Lånetiden settes da til 1 måned. Arkivsakene vil bli sendt som verdipost, rekommandert brev eller med bud.
Det er også mulig å låne og lese igjennom dokumenter på KUBENs lesesalen.