Kommunale og fylkeskommunale arkiv
En grunnleggende problemstilling i forhold til offentlig arkivmateriale er hvorvidt det skal bevares eller ikke. Hensikten med bevaring av offentlige arkiv er å sikre at arkiv som har vesentlig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder viktig rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjon, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. Arkivloven med forskrifter utgjør det rettslige grunnlaget for bevaring og kassasjon av arkivmateriale i offentlig sektor.
Les mer om hva lovverket sier om bevaring og kassasjon i Lov om arkiv og i Riksarkivarens forskrift, kapittel 7: Bevaring og kassasjon.
I tillegg er det laget en veileder til dette lovverket, Veiledning til b/k-bestemmelsene for kommuner og fylkeskommuner.
Bevaringsverdig arkiv skal avleveres til arkivdepot hvor det skal tas vare på for all fremtid. Det er knyttet store kostnader til oppbevaring, behandling og tilgjengeliggjøring av både fysisk og elektronisk arkiv. Materiale som ikke vurderes som bevaringsverdig skal derfor ikke avleveres til arkivdepot, men kan slettes eller makuleres når arkivskaper selv ikke lenger har bruk for det.
Privatarkiv
KUBEN har i samarbeid med Arkivsenter Sør og Statsarkivet i Kristiansand utarbeidet en bevarings- og innsamlingsplan for privatarkiv fra Agder. Formålet med planen er at den kan brukes i det fremtidige arbeidet med bevaring og innsamling av privatarkiver skapt i fylket. Planen var ferdig høsten 2022.
Planen inneholder informasjon om hva slags privatarkiver som allerede er samlet inn fra Agder, og hva slags arkivmateriale som bør prioriteres å bevare for å gi et mest mulig komplett bilde av Agders historie og samfunnsutvikling.