Henvendelse fra privatpersoner
Er du en privatperson som søker innsyn i dokumenter som omhandler deg selv, henvender du deg først til den kommunen/fylkeskommunen som har produsert dokumentasjonen. De vil i sin tur henvende seg til AAma dersom de har deponert aktuelt arkiv hos oss. Hvis kommunen du bodde i ikke eksisterer lenger, kan du se på AAma sin oversikt over kommuneinndelingen.
Henvendelse fra private aktører på vegne av en privatperson
Søker du innsyn på vegne av en privatperson må du/dere sende en skriftlig søknad med fullmakt fra den du/dere søker opplysninger om. Henvendelsen må også inneholde bakgrunn for søknaden, en presisering av hvilke opplysninger en er ute etter, og andre opplysninger som kan hjelpe til gjenfinning. Dersom du/dere sender henvendelsen til flere offentlige organ, vil det være en fordel om henvendelsen også inneholder navn på kopimottagere. Dette for å unngå dobbel saksbehandling.
Henvendelse fra offentlige aktører som ikke har avlevert det aktuelle arkivmateriale
Søkes det innsyn i opplysninger om en privatperson må det sendes skriftlig søknad med en presisering av hvilken hjemmel som påberopes. Hjemmel kan f.eks være fullmakt fra den det søkes opplysninger om, eller regler iht. kommunelovgivningen. Henvendelsen må også inneholde bakgrunn for søknaden, en presisering av hvilke opplysninger en er ute etter, og andre opplysninger som kan hjelpe til gjenfinning. Dersom du/dere sender henvendelsen til flere offentlige organ, vil det være en fordel om henvendelsen også inneholder navn på kopimottagere. Dette for å unngå dobbel saksbehandling.
Henvendelse fra offentlige aktør som har deponert det aktuelle materiale
Søkes det innsyn i avlevert arkiv, må henvendelsen inneholde bakgrunn for søknaden, en presisering av hvilke opplysninger en er ute etter, og helst også en presisering av hvilken hjemmel som påberopes. I henvendelsen må en også oppgi opplysninger som kan hjelpe til gjenfinning. Sendes henvendelsen på vegne av en annen privat eller offentlig aktør, bør dette oppgis. Dette for å unngå dobbel saksbehandling.
Henvendelse fra private eller offentlige aktører vedrørende forskning
Søkes det innsyn iht. Forvaltningsloven § 13 d i arkiv som er klausulert iht. Forvaltningsloven § 13 c 3. ledd, må det sendes en skriftlig søknad. Søknaden må inneholde; hvilke(t) arkiv en søker innsyn i, en kort prosjektbeskrivelse, dokumentasjon på forskerstatus, navn på arbeidsgiver/utdanningsinstitusjon, og en underskrevet taushetserklæring jamfør Forvaltningsloven § 13 e. AAma, vil kvalitetssikre og videresende søknaden til saksansvarlig departement jamfør Forvaltningsloven § 13 d og Forvaltningslovforskriften (FOR – 2006 – 12-15-1456) § 8.