Danning, bevaring og bruk av arkiver reguleres av en rekke lover. Dette gjelder spesielt for arkiver skapt av det offentlige, men flere lovbestemmelser gjelder også for arkiver skapt av private virksomheter.
Arkivlova
Formålet med loven er å sikre arkiver med kulturelt eller forskningsmessig verdi og arkiver som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon. Arkivene skal bevares og gjøres tilgjengelige for ettertiden.
Arkivlova gjelder for både offentlige og private virksomheter, men arkivdanning og bevaring i offentlige organ er sterkere lovregulert gjennom kapittel om offentlege arkiv og to forskrifter.
Offentlige organ defineres i loven som en statlig, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller enhet. Dette betyr at bestemmelsene knyttet til offentlige organ gjelder for både politisk sekretæriat, sentraladministrasjon, ulike etater og ytre enheter som b.a skoler. Kommunale foretak og interkommunale samarbeidsordninger er i en gråsone der kommunen(e) ofte selv må preiserere i avtaleverket at Arkivlova skal gjelde. Inntil ny arkivlov foreligger, har
Riksarkivaren laget en retningslinje om
Arkiv i interkommunale samarbeidsorgan(PDF).
Når det gjelder privatarkiv, kan Riksarkivaren med hjemmel i Arkivlova, pålegge private virksomheter å bevare arkiv som er spesielt verneverdig.
Relevante lenker:
Offentleglova
Formålet med loven er å legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig, for slik å styrke informasjons- og ytringsfrihet, demokratisk deltakelse, rettsikkerhet for den enkelte, tillit til det offentlige og allmenhetens kontroll.
Loven gjelder for staten, fylkeskommuner, kommuner og virksomheter der det offentilige samlet sett har rett til å velge over halvparten av medlemmene i det øverste organet. I foretak og selskaper innebærer dette et offentlig eierskap på over 50 %.
Hovedregelen i loven er at alle dokumenter, journaler og registere skapt av det offentlige, er åpne for innsyn. Loven gir videre bestemmelser om hva slags informasjon som skal eller kan unntas offentlighet.
Loven pålegger også offentlige virksomheter å journalføre dokumenter iht. Arkivlova.
Relevante lenker:
Forvaltningsloven
Formålet med loven er bl.a. å regulere saksbehandlingen i offentlige organ. Loven har regler om svarfrist for organet, prosedyre på klage på vedtak, regler om taushetsplikt og rett til innsyn for parter i en sak.
Loven gjelder for ethvert organ for stat, fylkeskommune eller kommune, samt virksomheter som treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift.
Relevante lenker:
Personopplysningsloven
Formålet med loven er å beskytte enkeltpersoner mot krenking av personvern. Loven skal bidra til at personopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn, inkludert behov for personlig integritet, privatlivets fred og tilstrekkelig kvalitet på personopplysninger.
Grunnleggende for retten til å samle inn og registrere personopplysninger er godkjenning fra den enkelte. Datatilsynet kan gi konsesjon til behandling av personopplysninger og det offentlige kan ha lovhjemmel til å samle inn opplysninger. Den enkelte skal informeres om hvorfor opplysningen skal samles inn og skal som hovedregel gi sitt samtykke.
Loven gjelder for både private og offentlige virksomheter.
Personopplysningsloven sine bestemmelser om skjerming av personopplsyninger skal ikke være til hinder for innsynsretten i offentleglova og forvaltningsloven jfr. personopplsyningsloven § 6.
Personopplysningsloven sine bestemmelser om sletting av personopplysninger overstyrer ikke arkivlovas bestemmelser om bevaring av arkiv jfr. personopplysningsloven § 28.
Relevante lenker: